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計画ガイド
周到な事前準備が、オフィス移転を予測可能で落ち着いた週末プロジェクトへと変えます。
六週間、ひとつの週末。
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6週間前
Week −6: 現地調査とスコープ決定
予定される週末の六週間前に、Samir Haddadが現在および移転先のオフィスを訪問し、包括的な現地調査を行います。エレベーター内寸、ドア開口部、階段を採寸し、荷捌き場の制限事項を確認したうえで搬入経路を撮影します。私たちのチームがデスク数、書類保管庫、IT要件を査定します。この訪問後、確定見積書を発行し、61時間の週末枠（金曜18:00から月曜07:00まで）を、当社の150 km対応エリア内で確保します。
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3週間前
Week −3: レイアウトとカラーコーディング
三週間前、Samirが移転先のフロアプランを最終確定します。部門ごとにカラーゾーンを割り当て、各ワークステーションに固有の移転先番号を割り振ります。移転コーディネーターの方には、印刷済みラベル、ケーブルタグ、梱包手順書をお渡しします。これらのレイアウトを各部門長とレビューすることで、チームの配置場所を全員が正確に把握できます。すべてのコンテナとアクセサリ袋に対応するデスク番号のタグを付けることで、週末の移送中の誤配置を防ぎます。
Samirは現地調査時にすべての出入口を採寸します。三週間前にお客様が承認されたフロアプランに基づき、作業クルーが正確に作業を進めます。
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荷造り
Week −2およびWeek −1: コンテナ配送と荷造り
移転の十営業日前、Tom Verbekeが60 × 40 × 35 cmサイズの再利用可能なプラスチック製コンテナをお届けします（三週間のレンタルが含まれます）。デスク一台につき平均六箱を配分します。スタッフの皆様は私物、文具、使用中の書類を箱詰めし、コンテナのフタに印刷済みの宛先ラベルを貼付します。また、各自のデスクからキーボード、マウス、電源コードを直接梱包できるよう、透明なケーブル袋も配布します。
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移転当週
移転当週および移転完了後
金曜の18:00、Kwame Mensah、Ana Ribeiro、Joanna Kowalczykが積込、組み立て、およびIT機器の再接続を開始します。日曜の20:00に双方立ち会いのもと最終確認を行い、月曜の07:00までに鍵を返却します。月曜の07:00から12:00までは二名のクルーが現地に残り、スタッフの荷解きや微調整をお手伝いします。チームが新オフィスに定着した段階で、三週間のレンタル期間内にTom Verbekeがすべての空コンテナを回収します。
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チェックリスト
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移転コーディネーターの目につく場所に掲示してください。
- Week −6: 現地確認の完了、作業範囲および週末作業枠の合意。
- Week −3: 各部門長とのフロアプラン確認、カラーゾーンとデスク番号の確定。
- 10営業日前: コンテナ搬入。各デスクに約6箱のコンテナ、ラベル、ケーブル袋を配布。
- 移転当週: スタッフの荷造り完了。鍵、エレベーター予約、ビル管理規定の確認。
- 金曜 18:00: クルー到着。月曜 07:00: 鍵返却、二名のクルーが12:00まで現地待機。